第11回実行委員会議事録
(2009年9月13日(日)13時〜 於南高校百年記念館)

【実行委員長から】

・委員会も大詰めです。
・樋田君の六華ゼミの日程が延期になり最終回となる。
・広告がなんとかめどがたってきた。
・総会・懇親会当日は会券部、広告部が中心となりがんばろう。
・広報は順調に進んでいる。
・できるだけ大勢を巻き込んでいきたい。
・今後は明確な役割分担をして、責任感を持ってやっていきたい。

【広告部より】

・9月9日現在 ○○○件最低目標はなんとかクリアした。
・広告のレイアウトに関して:昨年同様にサイズ順、50音順で考えている。
・34期については独立した幹事期のページを考えているが、まだ未定
・広告の募集は来週で一応の締切りとする。(申込書の受付は18日くらいまで)
・広告の依頼書セットはもうない。
→事務室に宛名不在で戻ってきたものが
あるので、封筒を変えて使って欲しい。
・打ち合わせ、打ち上げなどは広告、協賛してくれたお店を使って欲しい。

会券部

・前売り状況等説明
   実際の振込があったのが、32期のみ
   例年、もう少し時期が近くなってから振込がある。
   今後は各期窓口になっている人と連絡をとってすすめていく。(人数、名前など)
・同期協賛金、広告の申し込み状況の説明
   協賛金の申込者名は会誌に掲載されるが、申込みが遅くなると掲載できなくなる。
   協賛金と広告を両方申し込んだ人に返金措置は特にとらない。。
・親会のHPでもう少しアピールが必要
・東京六華の際は懇親会直前に参加を促すメールがきた。今回も多少迷惑でもなんらかの
  参加を促すメールなど必要ではないか。
・当日参加でも同期に関しては「同期協賛金」の金額を受領することとする。
 15日以降に振込のない人に一斉メールする。
 その後は個人的にアプローチ

【会場部】

・引き出物:予算的に可能になってきたので実施する。
  三八のお菓子に六華撩乱の掛紙を予定
・当日の会場、担当セクションについて昨年度の資料を参考にする。
・各期の受付要員は当該期が自前で用意する
・来賓控室係は主にお茶出しが業務となる。
・会場チームリーダーなどの要員配置案は次回実行委員会までに原案を金沢部長が作成する。
・写真チーム:来賓者の写真を撮ってプリントサービスに関しては問題点が多々あるのでさらに検討する。
・参加者人数はとりあえず700人でホテル側へ提示予定場内ロゴをどうするか。
・出し物の中でOB合唱団を検討。控室の問題などがでてくる。
 委員会側の希望、条件などをもう少し煮詰めて合唱団に打診する。
・ブラスバンド部がチラシを手渡ししたい。
・二次会の会場は一次会の会場を間仕切って使用する。(パークホールA

【広報編集部】

・割り付け案・レイアウトイメージ資料の説明。
・広告のならび順は広告部で決定する。ただしレイアウトの関係で場所が限定される広告もあるので注意。
・式次第については会場部で原稿の校正をおこなう。
・現在募集している「同期コメント」を提出していない人は出してほしい。
・六華ゼミの校正は企画部が担当する。
・9月27日(日)に広報編集部会議を開催し、一斉に校正をする。
・10月9日(金)が校正のリミットとなる。
・情報発信について
  同期に対して総会・懇親会には何をおいてもきてほしい、ということをアピールする必要がある。

【会計部】

・入金、経費支出状況についての報告。

【執行部】

・3次会は「アクアスタイル」で決定。150名前後か。会費は5000円前後。
・昨年の会誌について、80部は確保し残りは近いうちに処分する。
・総会後の連絡網として、新たなメーリングリストが必要。急がないが検討要。