第5回実行委員会議事録
(2009年3月22日(日)13時〜 於南高校百年記念館)

(議題)
 委員長から
2 33期米内前委員長より一言
3 執行部から
4 各部報告 事務局・
5 その他
6 次回実行委員会開催日


1.委員長から

 各部が責任をもって進めて欲しい。
 各部の報告で異論がなければ、この場で承認して進んで行きたい。

 懸案事項は皆と真剣に議論していきたい。

2.33期米内前委員長より一言

 忙しい時期、緩やかな時期があるので、波にまかせてやったほうがいい。
  心が折れないように。「たかが同窓会というくらいの気持ちでやって」

3.執行部から

  ○佐藤印刷さんとの打ち合わせ報告いろいろな要望に答えていただける。
    4月の10日すぎに、広告の発送がはじまるので、その前にチラシなど作成を始めたい。
    封筒、各部の部長クラスの名刺は早めに進めたい。
    山下さんにデザインを頼んでいる
   ○不明者リストについて
    連絡のつく人がいたら斉藤副事務局長まで
   委員会組織について
    部によって忙しい時期そうでない時期がある。状況を見ながら手伝いをしてもらう。
   毎月不明者がわかってくるといい。

   支払い、清算について
     ・支払に関してこの用紙を使用してもらう。
    ・申請書 西田部長に提出
    ・3万円を超える時は事務局長の確認が必要。
    ・実行予算を超過するものは委員長決裁
    ・立替え払いを行ったものは領収書、(宛て名は南34期で)
     ・領収書のでないものは市販のものなどを使って提出して欲しい
     ・毎月15日〆
     ・電話のみの連絡は不可、FAXまたはメール添付
    ・振込先は詳細欄に書く。振込手数料は会計で負担。できるだけ現金で
     ・お金を受け取ったら、サインまたは印鑑
     ・業者への振込は可能な限り請求書を添付(南34期実行委員会)
     ・イレギュラーのケースは事務局長へ連絡
     ・西田さんのアドレス執行部と各部部長に西田さんのアドレスを知らせる。
     ・事務局は通帳を持つ。
   ○各部報告の提出について
     ・期日は実行委員会の開催日の日曜日の前の月曜日までに各部の報告
     ・提案事項を事務局長まで送る。
     ・あらかじめ数万の出費を考えている場合は仮払い可能。
     ・あとから清算

4.各部報告

 【事務局】
    ・33期の船本さんから引継ぎおこなった。広告部との連携が大事
   ・月、水、金で事務局につめる。(例年通り)10:30?14:30くらいまで。
    ・必ず事務所内にいるという時間を決めた方が良い。
    ・去年は実費精算で交通費 今期もこの方向でお願いしたい。

 【会場部】
   ○3月3日、金沢、金石両名でパークホテルの下見をしてきた。
   ○担当 小野塚さんと打ち合わせ
      ・前年度の請求内容をもらってきた。総額413万プラス二次会90万
     ・本会場に関しては問題ない。ステージなどは例年通りでいいか。
     ・裏動線が狭い。ブラスバンドなど裏ではなく表から入場した方がいいのではないか。
     ・二次会会場:パールルーム、立食100名の予定 円卓で囲むと狭く感じる。
   
・地下のパークプラザと同じくらいの広さなので、そこを使うか?
     ・値段の話は一切していない。
     ・3階の向かいの部屋(2008年の2次会の部屋)は先約があり使えない

    ○米内前委員長から:33期はパークプラザを使用しようと思ったが、使えなかった。
              当日の一週間前にエメラルドになった。

 【広告部】

  ○アイデアがあれば笠井君まで
   ○一次発送のリストができている
   ○今年は広告厳しいと予想される。いかに新規を獲得するか力を注ぐ
     ・新規獲得の情報は松田君のアドレスに送ってもらう
     ・ホームページと一斉発信で
     ・業種別にやるといいのでは
     ・東京六華にもアプローチ
     ・昨年の広告は過去5年のリストから行った。今年は過去7、8年にさかのぼって行いたい。
    ・その企業があるかないか
調べて欲しい。
    ・i- タウンページを使用すれば楽
   
・本日参加者に協力してもらって確認

 【会券部】

  ○会券形態について 
   ・招待券と会券をわける

   ・事前振込は前売り料金か、当日上乗せか相談したい。
      ・裏面広告獲得したい。
     ・振込中心にして当日のお金のやりとりをしたくない。
      ・ゆうちょ銀行の口座を開設したい。→開設の方向で
    ○米内前委員長:常任幹事会で「高齢者の負担を軽くしてほしい」との意見がでた。
               →検討するが今年のダンピングはしない方がいいか。
                裏面広告について重要な収入源なので、広告部と会券部で検討してほしい

 【広報編集部

  ○会誌の案
    ・南波先生インタビュー
    ・学校祭、入試事情など
    ・野津、沖野先生インタビューなど
    ・食の切り口で 髭君、清水さん、吉川くんなど
    ・学校林レポート
    ・東京六華レポート
    ・取材と紀行 広報編集部に限らず行きたい人がいれば行ってもらう。
    ・表紙 山下さんにお願い
    ・編集後記 連絡着く人全員 一言二言もらえたらいい
  ○六華ネット 親会正式ホームページとして親会ですべてやってもらう

   ○封筒の印刷を早急に行いたい。
   ○問い合わせのアドレスについて
    ・担当執行部と部長、副部長にメールが転送されるような仕組みに
    ・部長、副部長、担当執行部のアドレスを伊藤君に送る。

 【会計部】

  ・用紙を使って欲しい
   ・内容の欄に予算表の項目を書いて欲しい
   ・金額欄は円単位
   ・予算の枠に収まっているのか、超過しているのか

 【企画部】

  ○六華ゼミ
    一次候補、二次候補について
      ・4月の上旬まで連絡とって、末までに日程まで詰めたい。
     ・地域バランス 道内、道外半々が旅費の関係上理想
     ・道外が多い
     ・4月の実行委員会でどんな人にお願いしたのかを出してほしい。
    (依頼して了解もらったリスト)
  ○学校林

    倉谷さん 学校林担当
      ・日程決まり次第、高校、有明小学校に挨拶
    米内前委員長から
      ・当初ビールは学生がいるからどうかと思ったが、大丈夫だった
    小林委員長
      ・おにぎり(米)は気を使う。
      ・幹事期の負担は0でもいいのでは?
    米内前委員長
      ・(学校林事業は)高校からオーダーのあった話ではない。自然発生的に出てきた行事
      ・33期楽しみにしている。
    参加費などは企画部と執行部で内容詰める
   ○特別事業
      ・アイデア募集をした
      ・東京の人も参加できるように
      ・いくつかのアイデアが出た。
      ・アイデア募集締切りましたのメールを出す。報告は必要
    勝井ライブの件の詳細説明
      ・竹内君 150人集まらなかったらどうするか
      ・一般客も呼び込むようにするか
      ・2000円では安いのではないかなど

5.その他

   名刺関係 
   ・事務局全員と部長副部長

     ・次回の実行委員会に名刺が配れるように 4月15日くらいまでに返信

6.次回スケジュール

  4月26日 13:00?予定


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